Berdasarkan hitung-hitungan saya sebelumnya, yang hobi ikutan konferensi dan jalan-jalan, pada tahun 2017 ini saya harus mengerem kesukaan hadir di konferensi karena harus fokus menulis di jurnal ilmiah. Sayangnya, event kumpul akademisi sama geng KORIGI tidak boleh dilewatkan meski sekali setahun kali. Sometimes, dengan mereka saya bisa jadi diri sendiri, saintis sejati, geopolymer researcher sungguhan. Haha.

Salah satu pengalaman mengikuti konferensi internasional tidak selalu menjadi peserta, bisa jadi panitia, reviewer dan moderator untuk sesi paralel atau sesi moderator.

Pada konferensi kali ini, GCEE, saya diundang menjadi moderator untuk key note speaker. Sungguh sebuah kehormatan dari teman-teman di Jurusan Teknik Sipil UNM. Pembicara yang diundang berasal dari Kumamoto University, ITB dan SEAMEO Voctech Brunei Darussalam. Monita sebagai keynote dari Universitas Riau dan KORIGI, akan berusaha dengan baik memandu acara paling pertama dalam sesi konferensi.

Sebelum berangkat ke Malang, saya diberi tips dan trik oleh Prof Brian dari University of Canberra, Australia, saat di Jakarta. Untuk menjadi seorang moderator key note speaker yang profesional saya harus melakukan beberapa cara seperti berikut:

1. Mempersiapkan diri: mencari topik tiap key note, mempelajari CV online speaker, memahami tujuan konferensi, bahkan kalau perlu meminta bahan dari keynote kepada panitia untuk dipelajari di awal.
2. Mempersiapkan script moderasi singkat (max. 2 halaman) untuk memandu sesi agar lebih selalu on the right track.
3. Meminta semua keynote speaker untuk duduk bersama di meja sebelum memulai sesi dan memberikan briefing singkat mengenai apa yang moderator lakukan dalam sesi, serta batasan waktu pidato (biasanya 20-30 menit).
4. Memulai sesi dengan sambutan singkat sambil mengingatkan tujuan konferensi di awal, lalu menerangkan pembagian sesi, yakni memperkenalkan speaker, sesi pidato keynote speaker, dan sesi Q&A.
5. Membacakan CV speaker dengan singkat dan highlight mengenai pidatonya sambil memberi summary tentang apa yang dibicarakan dari sudut pandang moderator.
6. Untuk sesi pidato, moderator diberikan waktu sesuai alokasi. Kita harus profesional dan keep the time. Jika perlu, kita interupsi pembicara sesekali untuk mengingatkan waktu dengan sopan dan penuh penyesalan. Pada konferensi ini saya berusaha sangat tepat waktu agar peserta dan panitia nyaman, sehingga sering menginterupsi pembicara dan mengingatkan pembicara berikutnya untuk tepat waktu.
7. Pada sesi tanya-jawab, ada baiknya kita sudah planted (cari) penanya back-up dari grup kita untuk bertanya kepada salah satu keynote speaker. Hal ini sering dilakukan oleh moderator profesional agar suasana lebih hidup, dan memberikan kesempatan bagi tiap keynote speaker untuk memberikan pandangannya lebih dalam lagi melalui sesi pertanyaan.
8. Akhiri sesi dengan membacakan summary dari pidato keynote yang telah kita baca sebelumnya atau didengarkan saat sesi. Saya belajar membuat pernyataan dari materi keynote sehari sebelumnya ketimbang memberikan summary random dan tidak relevan di akhir sesi, karena saya perlu mengontrol waktu dan suasana sesi ketimbang memikirkan take home message selama sesi berlangsung.
9. Akhiri sesi dengan memberi apresiasi kepada universitas, panitia, peserta dan semua yang terlibat secara aktif dalam sesi key note yang menarik tersebut.
10. Persilakan keynote speaker untuk berfoto bersama dengan pihak universitas, pejabat dan pihak lain yang sudah menunggu kesempatan.
11. Be an enthusiastic moderator. It depends on you. You’re the ruler. Give a good impression and take home message to everyone from your moderation session.

Pengalaman dalam sesi keynote GCEE 2017 ini benar-benar pondasi supaya bisa moderator profesional dalam berbagai konferensi internasional mendatang. Di akhir acara, beberapa invited speaker memberi apresiasi karena saya berhasil menjalankan sesi dengan luwes, dan menjaga waktu moderasi sesuai jadwal. Ketepatan waktu ini juga sangat dihargai oleh seorang invited speaker dari UK. Saya sendiri sangat bersyukur karena bisa mengembangkan style sendiri tanpa perlu basa-basi agar semua berjalan dengan baik dan berkesan di hati peserta.

Kolaborasi internasional di Fakultas Teknik pada tahun 2015 merupakan tindak lanjut dari penandatanganan MOU dengan Faculty of Engineering University of Miyazaki di tahun sebelumnya. Pada bulan Oktober 2015, tim yang terdiri dari Dekan FT UR, Koordinator Prodi Magister Teknik Sipil UR, dan dosen MTS UR melaksanakan perjalanan ke tiga universitas di Jepang, yakni University of Miyazaki, Saga University dan Yamaguchi University.

Pertemuan dengan pihak Fakultas Teknik University of Miyazaki dihadiri oleh Dekan, pimpinan unit, profesor, dosen, dan Prof Murakami sebagai wakil ketua Kantor Urusan Internasional FT UOM. Pada saat itu dipresentasikan rencana pembukaan Double Degree Program (DDP) antara MTS FT UR dan Master Program in Civil Engineering OUM. Kedua belah pihak sepakat untuk melaksanakan kegiatan tersebut pada tahun 2017. Kami juga mendapat kesempatan untuk berbincang dengan Vice Rector I UOM tentang berbagai peluang kolaborasi yang dapat dilaksanakan dengan Universitas Riau. Selain bertemu pimpinan universitas, kami mengunjungi project coastal di Miyazaki dan sekitarnya.

Kunjungan berikutnya ke Saga University untuk menemui Prof Arai di Faculty of Engineering. Setelah melakukan presentasi mengenai UR dan hasil riset terkini mengenai mitigasi bencana asap, Dr Ari dan Dr Sigit berpeluang melakukan kerja sama riset dengan Prof Arai. Sebelum kunjungan berakhir, kami sempat berdiskusi dengan Dekan Faculty of Engineering Saga University mengenai kemungkinan pelaksanaan MOU dengan Saga University pada tahun 2017. Beberapa tempat menarik di kota Saga sempat dikunjungi seperti Saga Castle dan Municipal Building untuk melihat pemandangan Saga dari tempat paling tinggi di kota itu.

Perjalanan ke Yamaguchi University dipandu oleh Sensei Yamamoto, kawan lama kami yang sering berkunjung ke Bengkalis, Riau. Setelah bertemu dengan Dekan Fakultas Teknik YM untuk diskusi mengenai potensi kolaborasi riset dan kerjasama, kami diantar untuk melihat-lihat kampus, mendengarkan presentasi mengenai riset sensei Yamamoto di Bengkalis dan makan siang di kafe kampus. Siang itu setelah shalat Dzuhur,  Prof Adrianto (Dekan FT UR), Dr Ari dan saya akan memberikan kuliah umum di depan mahasiswa dan dosen Faculty of Engineering YM. Terus terang inilah pengalaman pertama saya berbicara mengenai riset material untuk lahan gambut di luar negeri. Saya berharap lebih banyak kesempatan serupa untuk belajar memaparkan riset dan menarik minat kolaborasi mengenai bidang ini.

Setelah mengunjungi ketiga universitas tersebut, ada beberapa hal yang bisa dipelajari a) persiapan matang merupakan kunci efektivitas kerja sama, b) data lengkap dan akurat mengenai universitas perlu diperbarui secara teratur, c) lain padang lain belalang, kita harus bisa tepat waktu mengikuti jadwal mereka, d) eksekusi kegiatan dilaksanakan sesegera mungkin untuk tetap menarik minat kolaborator, e) agar kolaborasi internasional berhasil dengan baik, maka perlu melibatkan lebih banyak stakeholder dan unit kerja di universitas sendiri.

Pekanbaru,

Jakarta, 22 Oktober 2015

Undangan untuk berbagi pengalaman saat PhD mendadak datang dari PostAwards Officer, mbak Rosi dan mas Danny di Australia Awards Indonesia. Saya tetap berpikir positif saja meski sedikit nervous karena pengalaman studi PhD kala itu banyak drama daripada lancar dan senangnya. Didorong keinginan kuat untuk berbagi, saya tidak mau menyia-nyiakan kesempatan ini, Bismillah, saya datang ke kampus IALF di Plaza Kuningan, Menara Selatan, Jakarta.

Di kantor sudah menunggu  Prof Brian, bu Catharina dan pak Agus. Pak Agus, teman lama di Curtin, juga akan berbagi kisah inspiratif beliau selama PhD. Saya tidak heran mendengar succes story beliau, karena memang sukses sekali dan berhasil menjadi salah satu seleb Australia Awards Indonesia saat ini.

Untuk sharing session ini kami diwanti-wanti agar menceritakan masalah selama PhD dan apa yang telah kami lakukan untuk mengatasinya. Pak Agus berbagi tentang pengalaman jatuh-bangun selama studi sampai akhirnya beliau mendapatkan award pertama untuk risetnya. Kesuksesan terus berlanjut hingga beliau mendapat Habibie Award untuk riset beliau bagi masyarakat di Gunung Kidul yang kesulitan mendapatkan air bersih. Beliau menunjukkan sikap pantang menyerah meski harus berkutat dengan hal-hal tak disangka dan harus bekerja mandiri untuk catch up dengan waktu yang diberikan donor beasiswa.

Saya hanya berbagi informasi mengenai masalah akademik dan adaptasi budaya. Beberapa masalah akademik yang sering dihadapi mahasiswa Indonesia adalah kemampuan riset dan hubungan mahasiswa-pembimbing. Kemampuan riset seperti paraphrasing/summarizing, writing, dan academic presentation mestinya sudah dimiliki, tetapi baru dipelajari di tahun-tahun awal studi. Akibatnya banyak mahasiswa yang tersangkut kasus plagiarism, terlambat menulis atau mempublikasikan risetnya. Sedangkan masalah dengan pembimbing, biasanya terkait komunikasi, personality clash, pembimbing tidak berpengalaman, terlalu sibuk, atau pembimbing tidak punya waktu untuk kita.

Masalah budaya ternyata cukup berat bagi beberapa orang yang belum pernah tinggal di budaya berbeda. Mereka biasanya mengalami gegar budaya setelah melihat perbedaan-perbedaan yang kurang mengena di budaya lama. Tetapi kemampuan adaptasi budaya yang cepat, seperti langsung berintegrasi dengan budaya lokal dan bisa menginterpretasikan budaya lain dengan mudah, akan membantu proses tersebut tanpa perlu terlalu lama menderita.

Prof Brian setuju saya menyinggung tentang isu Reversed Culture Shock, sebab masa untuk beradaptasi kembali sering terasa lebih menyulitkan daripada menerima budaya baru. Ada beberapa tips untuk smooth adjustment yang saya paparkan, diantaranya berusaha memahami bahwa tidak hanya diri sendiri yang berubah, tetapi orang lain juga berubah, serta mau bersabar karena semua orang perlu waktu untuk merasa nyaman satu sama lain. Untuk tips lengkapnya, bisa dilihat di post berikut.

Saya merasa senang bisa berbagi tips dengan mereka. Semoga suatu hari bisa berbagi lagi.

Jakarta,

Maret 2015

Setelah bekerja keras menyelesaikan project untuk workshop UNILEAD, saya dan teman-teman diundang kembali ke Universitat Oldenburg, Jerman, untuk mempresentasikan project tersebut pada Maret 2015.

Pada saat itu saya masih bekerja sebagai Deputi Manager bidang Eksternal di Kantor Urusan Internasional, Universitas Riau (2012-2015). Project yang saya kerjakan, “Development of a Strategic Planning Document for Internationalisation of Universitas Riau 2015-2019” diselesaikan dalam waktu 4 bulan (Oktober-Januari) dengan melibatkan lebih dari 50 stakeholders yang terdiri dari pimpinan eksekutif, kepala unit, ketua program studi/jurusan, guru besar, dan dosen. Strategic Planning Document (Renstra) tersebut dikembangkan dengan mengacu pada Visi dan Misi Universitas, Statuta dan Peraturan Menteri mengenai internasionalisasi universitas. Untuk mengerjakan dokumen tersebut, saya banyak dibantu oleh para pimpinan dan guru besar di Univ Riau dengan memperhatikan trend perkembangan internasionalisasi di universitas besar dan menengah di Indonesia. Selain itu dikembangkan juga dokumen “Student Exchange and Summer Program” bagi prodi/jurusan yang ingin membuka program tersebut.

Pelaksanaan presentasi dibagi menjadi 2 grup. Prof Frank Fischer, dosen Project Management, menyampaikan aturan untuk presentasi, yakni tidak boleh membuka laptop dan handphone, dan kami diminta untuk memberikan apresiasi, respek, berkonsentrasi dan feedback bagi presenter.

Project yang dilaksanakan oleh teman-teman peserta UNILEAD lain disesuaikan dengan bidang kerja dan tuntutan perkembangan di universitas masing-masing. Beberapa orang mengambil isu terkini di perguruan tinggi dunia seperti internasionalisasi, jaminan mutu dan e-learning. Peserta lain memilih program-program pengembangan untuk infrastruktur, SDM, gender, dan special program untuk Engineer.

Saya mendapat kesempatan pertama untuk presentasi di Grup 2. Hal-hal yang disampaikan adalah teknis pelaksanaan project, kendala yang dihadapi dan lesson learned dari project tersebut.

Tim kami mendapat aplaus meriah setelah memperlihatkan dua produk project ini yakni dokumen Renstra dan panduan pelaksanaan Student Exchange Summer Program. Disamping itu saya mendapat tawaran menulis paper secara kolaborasi dengan staf di kampus Oldenburg mengenai perkembangan internasionalisasi Universitas Riau.

Aktivitas ini menjadi salah satu milestone dalam pengembangan kapasitas diri dalam mengerjakan project dengan skala tingkat universitas yang melibatkan banyak unsur stakeholder pada waktu relatif singkat.

Pekanbaru,

The Australia Awards Alumni Reference Group-Indonesia adalah perwakilan alumni penerima beasiswa pemerintah Australia yang dipilih dari ribuan profesional di berbagai disiplin ilmu dan bidang pekerjaan. Grup eksekutif ini dibentuk untuk memfasilitasi dan memaksimalkan kontribusi alumni penerima beasiswa pemerintah Australia dalam pembangunan di Indonesia di beberapa bidang seperti Education, Health, Poverty Reduction, Infrastructure, Food Security, Environment and Natural Disaster, Energy and Innovation Technology, and Investment and Business Climate. Kesembilan tim tersebut diketuai oleh Prof Frans Umbu Datta, former Rektor Universitas Nusa Cendana, Kupang.

Saya terdaftar sebagai anggota tim Infrastruktur untuk ARG 2014-2016, dan telah mengikuti meeting ARG pertama pada tanggal 13 Desember 2014 di Jakarta. Pada pertemuan itu kami mendapat briefing dari tim Knowledge Sector Initiative (KSI) mengenai makna penting knowledge management dan networking untuk membantu menyelesaikan permasalahan pemerintah Indonesia dalam membuat kebijakan publik. Setelah sesi dari tim KSI, tiap tim ARG berdiskusi untuk merumuskan permasalahan yang tengah dihadapi pemerintah Indonesia di bidang yang kami pilih, kemudian membuat road map aktivitas dan action plan untuk jangka waktu 2 tahun sesuai bidang keahlian. Grup infrastuktur memiliki plan untuk mengadakan seminar/workshop, PDA (Professional Development Activity) dan publikasi isu seputar infrastruktur. Berikut adalah contoh plan yang dibuat  grup Infrastructure.

Pembicara kunci kegiatan Meeting ARG 2014-2016 adalah Prof Mari Elka Pangestu, former Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (2011-2014). Isu penting yang beliau bicarakan selain pengalaman sekolah di Australia, adalah mengenai perkembangan ekonomi kreatif Indonesia yang didasarkan pada knowledge based economy untuk produktivitas tanpa bergantung pada sumber daya alam. Bu Mari juga menambahkan beberapa contoh menarik produk-produk khas Indonesia yang bisa mendunia seperti games, makanan dan budaya.  Sebenarnya berdasarkan ranking dari The Economist Pocket World Figure 2015, posisi Indonesia dalam bidang ekonomi kreatif adalah no 5 di dunia. Saya tidak heran karena masyarakat Indonesia sejak dulu memang sangat kreatif dan bisa berkembang sendiri menjadi lebih baik jika diberi kail yang tepat. Disamping itu bu Mari juga mengajak untuk mengubah mind set dan berusaha lebih kompetitif agar dapat meningkatkan daya saing bangsa.

Isi kuliah inspiring Prof Mari malam itu sangat menambah wawasan dan motivasi semua orang. Bagi saya sebagai akademisi, hal yang bisa dilakukan adalah untuk banyak terlibat membantu knowledge sharing dan capacity building di kalangan mahasiswa dan dosen-dosen junior lain, agar menghasilkan pekerjaan berkualitas, memiliki daya saing tinggi, selalu berpikiran maju dan haus ilmu (studi lanjut), dan serta sering berpartisipasi dalam kegiatan positif untuk mengubah mind-set.

Meski jalan masih panjang, keikutsertaan dalam grup ini merupakan langkah lain dalam hidup saya untuk membantu kemajuan bangsa Indonesia.

Pekanbaru,

Photos courtesy of http://www.australiaawardsindo.or.id/en/arg-news/377-arg-annual-meeting-2014.html