Komunikasi via Email

Sebenarnya tidak mudah memulai sesuatu yang baru. Tetapi setelah setahun lebih melaksanakannya, saya merasa puas dengan strategi andalan ini dalam berkomunikasi dengan mahasiswa.

Pengalaman lama mengajarkan saya tentang rumitnya berkomunikasi dengan mahasiswa lewat telepon genggam. Pertama, waktu berkomunikasi yang tidak tepat, misalnya setelah shalat Subuh atau setelah shalat Isya. Seharusnya mahasiswa tahu bahwa jam kerja hanya pukul 8 pagi sampai 4 sore dan urusan mereka akan direspon pada saat itu. Kedua, cara berkomunikasi yang kurang luwes dan kurang hormat. Saya tidak nyaman kalau mahasiswa berbicara kurang sopan dan bernada menodong seolah-seolah ‘hanya saya sajalah yang belum membuat keputusan’. Ditodong begitu, kok sepertinya saya sangat menyusahkan hidupnya, padahal kalau tidak ada saya pasti ada yang akan menggantikan.

Sewaktu bersekolah di UMIST atau Curtin, saya jarang menelepon dosen atau Profesor secara langsung. Untuk bertanya lebih mudah menggunakan email. Semua tercatat dan mudah ditelusuri kembali. Oleh sebab itu saya memilih menggunakan email mengingat kesantaian, keteraturan dan tercatatnya komunikasi serupa itu. Saya bisa mengirim bahan kuliah secara berkala sebelum perkuliahan dimulai. Pengumuman untuk mahasiswa bisa disampaikan lebih cepat via email tanpa harus datang langsung ke kampus. Selain itu, mahasiswa bisa mendapatkan keputusan dan saran kapan saja tanpa harus menunggu jam kerja esok hari.

Mahasiswa yang melakukan Tugas Akhir merasa cara ini lebih fleksibel. Mereka tidak perlu menunggu berjam-jam sampai saya datang ke kampus hanya untuk bertemu. Mereka boleh mengirim proposal, laporan atau slide presentasi untuk diperiksa. Mahasiswa yang memerlukan saya sebagai penguji juga menggunakan cara ini. Mereka harus belajar menulis email untuk menanyakan kesediaan dan memberikan konfirmasi akhir. Untuk hal ini, saya bertekad melakukan apa yang saja janjikan, yakni insya Allah saya akan datang menguji tepat waktu. Kebaikan dari cara komunikasi via email adalah mahasiswa belajar untuk berkomunikasi secara sopan melalui tulisan, dan belajar ‘organized’ atau mengatur waktu pengiriman email supaya tidak tergesa-gesa saat mengundang saya sebagai penguji.

Sejauh ini saya sangat puas dengan organisasi komunikasi via email meski pada awalnya cukup merepotkan karena mahasiswa tidak terbiasa menggunakan cara ini. Memang harus sabar mengingatkan mereka untuk menulis dengan sopan tanpa singkatan, atau menegur mahasiswa yang terlambat mengundang saya.  Buah manis yang bisa dipetik, semisal saya tidak pernah diganggu telepon oleh mahasiswa, punya waktu fleksibel untuk merespon email sehingga dapat memberikan saran bermutu, maupun dapat diakses kapan dan di mana saja oleh mahasiswa.

Pekanbaru,

Academic matters