Strategi untuk PhD Study

Tahun-tahun awal studi yang penuh ‘uncertainty’ menimbulkan banyak pertanyaan. Pada akhirnya ada beberapa pertanyaan yang muncul di awal studi PhD tentang strategi, seperti:

“Apakah cara terbaik yang pernah ada untuk menyelesaikan PhD study ini?”

“Keahlian apa saja yang harus saya miliki supaya studi berjalan lancar dan memberikan hasil yang baik?”

“Sistem organisasi informasi/pekerjaan/waktu atau sistem alokasi sumber daya seperti apa yang harus saya aplikasikan?”

Berbagai pertanyaan yang saya ajukan selama studi tersebut tidak mudah dijawab, kecuali ditemukan sendiri. Saya mungkin bisa menggunakan metode supervisor saya, atau supervisor teman atau teman sendiri, tetapi saya menyadari bahwa diri dan ‘nature of research’ tiap orang itu berbeda-beda. Kalau mau sukses melewati tahap ini, maka saya harus menemukan apa yang saya cari dan punya strategi sendiri untuk mengatasinya.

Untuk menjawab pertanyaan pertama di awal post tadi, saya memiliki jawaban seperti ini: “Style terbaik untuk PhD tergantung dari nature research dan personality. Kenali riset kita, dan cocokkan dengan personality. Misalnya seseorang yang introvert sulit meminta bantuan orang lain, padahal mereka membutuhkan bantuan banyak teknisi dalam melakukan persiapan eksperimen. Si introvert tadi harus belajar bersosialisasi dan mengutarakan permintaan bantuan teknis secara langsung dengan teknisi tanpa melewati supervisor.”

Untuk pertanyaan kedua: sudah saya jawab pada poin e) pada post sebelumnya.

Pertanyaan ketiga bisa dijawab seperti ini:

Untuk pengelolaan waktu, kita harus punya timetable dalam bekerja. Buat timetable besar untuk empat tahun, lalu timetable untuk tiap tahun. Dalam timetable tersebut, kita alokasikan waktu untuk eksperimen, untuk konferensi, untuk publikasi, maupun untuk laporan kemajuan bagi universitas asal, universitas tempat studi maupun sponsor.

Untuk pengelolaan sistem informasi, siapkan sistem back up di hard disk, lalu sinkronisasi komputer kampus dengan laptop pribadi secara berkala. Saya juga memanfaatkan beberapa flashdisk untuk riset, belajar, etc. untuk menghindari overlapping data. Data-data ditulis di log book lalu setelah rapi diprint untuk menghindari kehilangan data. Penggunaan log book dan buku timetable disarankan oleh Dr Wibirama di link berikut.

Alokasi resources/sumber daya sendiri untuk riset ternyata cukup rumit. Saya sering mengalami penundaan karena terlambat memesan bahan baku atau mencarinya. Hal-hal seperti ini perlu diantisipasi jauh-jauh hari dan didiskusikan dengan pengelola lab. Alamat supplier dan harga bahan perlu dikumpulkan kalau kita harus mengorder sendiri. Jika perlu, kita selalu siap dengan stock khusus untuk penelitian untuk menghindari keterlambatan dalam pengambilan data.

Pekanbaru,

Self-Help Books for PhD Study

Saat menjadi mahasiswa tingkat doktoral (atau bahasa kerennya: PhD student), saya dituntut untuk banyak membaca literatur dari bidang keahlian yang dipilih. Alhasil, bukan cuma list bacaan tentang riset saja meningkat, tetapi juga hasil cetak artikelnya juga menumpuk di meja belajar. Tetapi semua bacaan tersebut tidak banyak membantu saya memikirkan penyelesaian PhD secara praktis. Masih banyak yang harus diketahui tentang cara menyelesaikannya.

Pada awalnya saya suka mewawancara teman, staf atau supevisor. Kadang saya setuju dengan arahan mereka, tetapi dasar suka kepengen kreatif, kadang saya ingin memodifikasi cara-cara yang mereka sampaikan sehingga cocok dengan pekerjaan saya. Kadang berhasil, kadang tidak berhasil, sehingga saya memerlukan seseorang/sesuatu untuk menerangkan hal-hal terkait pelaksanaan studi secara ideal.

Suatu hari saat sedang shelving buku (part time job, oh part time job!), saya menemukan deretan buku-buku self-help untuk studi PhD, seperti How to Get a PhD, The Unwritten Rules of PhD Research, Doctorates DownUnder maupun Survival Skills for Scientists. Buku-buku tersebut terdapat dalam versi digital seperti di bookfi.org, etc.

Beberapa poin penting dari buku-buku tersebut yang bisa saya sarikan adalah:

a) Proses penyelesaikan PhD perlu melibatkan aspek psikologi seperti mampu mempertahankan sikap antusias, bisa bekerja secara terisolasi, mandiri tidak tergantung supervisor, dapat mengatasi kebosanan dan rasa frustasi jika ada yang tidak bisa diselesaikan. Kita selalu memerlukan semacam ‘reservoir’ semangat dan hobby supaya tidak mudah stress atau menyerah!

b) PhD adalah studi individual, tetapi bisa mendapat support dari teman-teman yang melakukan PhD. Setiap orang yang pernah mengerjakan PhD, pasti memahami sekali kerumitan dan kepayahan proses studi tersebut. Mereka pasti selalu bersedia memberikan tips, saran, melaksanakan pertemuan, memberikan waktu untuk diskusi, supaya ‘teman’ yang sedang PhD bisa melewati proses tersebut dengan sukses.

c) Hubungan student-supervisor selalu sangat mendominasi pekerjaan riset. ‘Approval’ dari supervisor bermakna sekali dalam tiap pekerjaan. Sebab itu kita disarankan untuk pintar mengelola hubungan ini supaya langgeng, bahkan kalau perlu jauh setelah studi selesai. Supervisor umumnya menyukai mahasiswa penuh inisiatif, punya rencana, tidak gampang menyerah/mengeluh, suka menulis artikel untuk publikasi dan open-minded. Saran terbaik untuk saya yang pernah ada adalah ‘ikuti kata supervisor’ dan ‘jangan menghilangkan rasa antusiasme supervisor kepada kita, si PhD student’. Nah, dari dua tips itu saja, kita semestinya harus tahu jadi seperti apa.

d) Memahami kalau beban wanita/pria dalam proses melaksanakan studi PhD sangat berbeda. Kadang-kadang kita wanita harus rela/berbesar hati mengurangi waktu kumpul-kumpul dengan sesama anggota grup riset karena waktu untuk keluarga saja sudah sulit. Memasak, mencuci, membersihkan rumah, mengurus anak, mengurus administrasi/birokrasi adalah tugas-tugas tambahan yang perlu dimasukkan dalam jadwal riset. Bisa menulis beberapa judul artikel dan tidak berangkat konferensi adalah salah satu pengorbanan bagi wanita. Banyak hal yang tidak perlu diikuti jika bukan masuk dalam prioritas studi PhD.

e) Selalu siap untuk menambah keahlian-keahlian baru, seperti organisasi artikel dalam folder, manajemen waktu, software untuk memproses data, pengoperasian alat-alat canggih, metodologi riset, penulisan paper untuk jurnal berimpact factor besar, cross-culture, public speaking, mengajar mahasiswa asing, maupun cara berbicara pada tamu dari industri yang ingin mengetahui riset kita di laboratorium. Semua ini memerlukan keinginan dan antusiasme serta sikap terbuka supaya tidak terdoktrin bahwa PhD student hanya perlu tahu tentang risetnya saja. Semua pengalaman yang tidak bisa dibeli tersebut sebenarnya sangat berguna tidak hanya pada saat PhD saja, tetapi ketika kita berada di dunia kerja.

Pekanbaru,

Fitur ‘Google Scholar Citations’

Untuk meningkatkan indeks sitasi publikasi peneliti, fitur gratis dari Google Scholar dapat dimanfaatkan. Fungsi fitur tersebut adalah mengumpulkan artikel ilmiah yang pernah dibuat dan diluncurkan secara online oleh beberapa sumber (misalnya repository universitas), membuatkan laman profil peneliti, dan menginformasikan jumlah sitasi per artikel selama kurun waktu tertentu.

Cara mengesetnya sangat mudah:

a) Buat akun google (gmail)

b) Masuk ke googlescholar (scholar.google.com)

c) Klik ‘My Citations’ di bagian atas laman

d) Masuk ke akun.

e) Set ‘Profile’. Masukkan nama, afiliasi, email resmi dan bidang riset

f) Klik ‘Next Step’ dan laman berikut akan terlihat. Untuk menambahkan artikel secara manual, gunakan ‘Add Articles’. Sedangkan untuk mengambil artikel yang tersedia secara online, klik ‘add at articles’ di bagian ‘Article groups’.

g) Artikel telah ditemukan GoogleScholar. Just klik ‘Next’.

h) Profil kita di My Citations GoogleScholar telah selesai diset.

<berhubung dari beberapa minggu lalu hingga kini sangat sulit mengupload picture di blog ini, maka link berikut bisa dirujuk untuk melihat hasil akhir:>

http://scholar.google.com/citations?user=USlDDlEAAAAJ

 

Peneliti dapat melihat h-index dan i-index (pengukuran sitasi) dalam jangka waktu tertentu. Disamping mendapatkan informasi jumlah sitasi baru, peneliti juga dapat melihat peneliti mana/judul artikel yang mensitasi melalui fitur ‘cited by’.

Untuk meningkatkan indeks sitasi, masukkan artikel ke repository universitas, maupun jejaring sosial akademik seperti Academia.edu, ResearchGate dan Mendeley.

Pekanbaru,

Catatan kecil untuk persiapan Mawapres 2015 bagi mahasiswa Teknik Sipil UR

Dear all,
ibu ingin mendorong anda, mahasiswa Teknik Sipil untuk mempersiapkan diri menjadi salah satu Mahasiswa Berprestasi UR 2015.

Dua minggu lalu saya menjadi bagian dari Dewan Juri Mawapres 2014 dan tim telah memilih Sdr Azhari dari HI FISIP UR sebagai Mahasiswa Berprestasi I untuk dikirim ke tingkat nasional. Sdr Azhari memenuhi kriteria citra Mhs Berprestasi UR dengan prestasi seperti juara lomba debat bahasa Inggris dan best paper dalam seminar HI, aktif berbahasa Inggris, mampu menulis karya tulis dengan topik aktual dan mampu menerjemahkan pertanyaan juri yang bersifat abstrak menjadi langkah konkrit. Sdr Azhari tidak menang dengan mudah, karena kompetitornya, Sdri Novi dari FE juga memiliki segudang prestasi yang tidak kalah hebat.

Saya ingin memberikan beberapa masukan bagi mahasiswa TS yang berminat:
a) Persiapan untuk syarat umum: mahasiswa max. semester VIII, IPK minimal 3.00, membuat karya tulis dengan topik tertentu (sesuai panduan) dan memiliki prestasi/kemampuan yang diunggulkan.

b) Prestasi/kemampuan unggulan dapat berupa partisipasi dalam kegiatan seminar sebagai pembicara/peserta, ikut serta sebagai peserta lomba-lomba seperti desain konstruksi, rancang mix design beton, lomba karya tulis ilmiah tingkal lokal/provinsi/nasional/regional/internasional, etc. Sebaiknya seminar dan lomba-lomba yang diikuti mayoritas bidangnya linear dengan bidang ilmu Teknik Sipil untuk mendapatkan nilai tambah.

c) Aktif berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan. Saya mengetahui ada beberapa mahasiswa TS yang mampu presentasi dengan sangat baik dalam bahasa Inggris, tetapi harus diasah kemampuannya dalam menulis tulisan ilmiah. Oleh karena itu, jika berminat, ikutlah workshop/kursus penulisan karya tulis yang rencananya akan diadakan oleh Jurusan. Jika belum fasih berbahasa Inggris, maka cobalah kursus bahasa Inggris di LIA, EF atau Easy Speak.

d) Untuk mengikuti seminar dan lomba, coba masukkan proposal dahulu ke staf PR III.

e) Kegiatan internasional yang dapat diikuti seperti summer camp, summer course, KKN Internasional, dengan biaya pendaftaran cukup terjangkau sekitar Rp 1-2 juta, dapat ditanyakan kepada Kantor Urusan Internasional UR dan sebagian dana mungkin bisa diminta kepada Fakultas dan PR III.

f) Saringan awal adalah di tingkat Jurusan dan Fakultas. Mayoritas juri pada tahap awal lebih memperhatikan pada penulisan karya tulis (keaktualan topik yang diangkat, teknik penulisan dan manfaat penulisan) serta kefasihan berbicara dalam bahasa Inggris.

Masih ada satu tahun lagi. Bagi yang berminat bisa bersiap-siap dari tahun ini.

Panduan lengkap dapat dilihat pada:
http://www.dikti.go.id/id/2014/03/05/panduan-pemilihan-mahasiswa-berprestasi-mawapres-2014/

Demikianlah sumbang saran saya untuk Mahasiswa TS, dari ajang pemilihan Mawapres 2014. Semoga tahun depan ada mahasiswa TS yang mulai berpartisipasi dalam kompetisi ini.

Pekanbaru,

Free Databases

Keterbatasan akses untuk mendapatkan artikel-artikel ilmiah dalam proses meneliti sebenarnya dapat disiasati dengan mencari artikel gratis di internet.

Situs ‘Google Scholar’ telah menjadi sarana paling populer mendapatkan artikel, buku maupun tesis gratis dari berbagai link. Cukup klik simbol [PDF] yang terdapat di sebelah judul artikel, maka artikel tersebut dapat diunduh secara gratis. Selain Google Scholar, beberapa situs database ‘open access’ dan e-books dapat menjadi sumber artikel dan buku tanpa bayar.

Berikut link database untuk jurnal dan buku gratis (klik pada judul):

Databases

1) Academic Journals

2) DOAJ

3) ACS Publications

4) OAJSE

5) Springer (Open) Journal

6) JSTOR

7) Sciencedirect Open Access

8) Trove

9) Portal Garuda DIKTI

10) e-jurnal LIPI

11) SciTech Connect

 

E-Journal Universitas di Indonesia

e-Journal Universitas e-Journal UNNES (http://journal.unnes.ac.id/index.php)

e-Journal IPB ( http://journal.ipb.ac.id/)

e-Journal ITB (http://itb.ac.id/research/journal)

e-Journal UI (http://journal.ui.ac.id)

e-Journal UK Petra (http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/)

e-Journal UM (http://journal.um.ac.id/)

e-Journal UMuh Malang (http://ejournal.umm.ac.id/)

e-journal Unair (http://journal.unair.ac.id/)

e-Journal Undip (http://ejournal.undip.ac.id/)

e-Journal UNNES (http://journal.unnes.ac.id/)

e-Journal UNY (http://journal.uny.ac.id/)

e-Journal USU (http://ejournal.usu.ac.id/)

e-Jurnal IKIP PGRI Semarang (http://e-jurnal.ikippgrismg.ac.id/)

e-Jurnal UAD (http://www.journal.uad.ac.id/)

e-Jurnal Udayana (http://ejournal.unud.ac.id/new/home.html)

e-Jurnal UII (http://journal.uii.ac.id/)

e-Jurnal UKSW (http://ejournal.uksw.edu/)

e-Jurnal UMP (http://jurnal.ump.ac.id/)

e-Jurnal UNM (http://ojs.unm.ac.id/)

e-Jurnal Unsoed (http://jurnalonline.unsoed.ac.id/)

e-Jurnal Untad (http://jurnal.untad.ac.id/jurnal/)

e-books

1) BOOKBOON

2) NAP

3) DOAB

4) Bookfi

5) Bookza

6) Free e-books websites

(sumber: http://www.kopertis12.or.id/2010/08/02/kumpulan-info-penting-untuk-dosen.html dan lain-lain)

Pekanbaru,

Elsevier Journal Match Maker App

Penerbit Elsevier menerbitkan sekitar 250.000 artikel ilmiah per tahun yang dimuat dalam 2869 jurnal dengan memperkerjakan 7000 editor dan ratusan ribu peer review. Melalui ribuan jurnal tersebut, seringkali ditemukan penulis salah memilih jurnal yang tepat untuk manuskrip mereka. Sebagai contoh, untuk bidang saya sendiri, terdapat sekitar sepuluh jurnal yang relevan dengan bidang saya. Manuskrip kerap ditolak oleh Ketua Dewan Editor karena dianggap tidak sesuai dengan misi jurnal. Untuk melakukan trial-error demi mendapatkan jurnal yang tepat bisa menghabiskan waktu lebih banyak dari perkiraan penulis.

Elsevier telah menyediakan sebuah fitur menarik, yakni ‘Match your abstract to journal‘ untuk menemukan target jurnal yang tepat bagi artikel kita.

Fitur ini dapat ditemukan di: http://www.elsevier.com/journal-authors/home

Pertama-tama, klik ‘Start matching’

Kedua, ketik judul artikel di ‘Paper title’

Lalu copy dan paste abstrak kita di ‘Paper abstract

Tentukan maksimum tiga ‘field of research‘. Semakin banyak, maka semakin besar kemungkinan jurnal yang tepat untuk artikel kita.

Klik ‘find journal’

cek ‘Search result’

Informasi paling penting untuk dicermati adalah nama jurnal, impact factor, percentage of acceptance.

Untuk mendapatkan keterangan lebih lengkap, klik View scope and more information atau Submit Your Paper di bawah tiap nama jurnal yang direkomendasikan.

Pekanbaru,

When Being Competitive is Counterproductive

I’m not trying to sound like any post at blogs.hbr.org.

But, I like to emphasize that the competitive mind-set is a classic problem in life. However,  when I did my PhD, I learned a lot about the advantage of networking and collaboration in pursuing my final goal. I got a lot of supports during the journey from various sources since I tried to be open minded about other people’s contribution.

Life is full of passion and desire on many physical and emotional things. We also want to be recognized from our success. This causes us to work hard and try to reach any possible opportunities in pursuing our dreams. Sometimes we look around us and cannot control our negative feelings towards other people’s achievements. Then we trap into such a feeling, ‘if he/she could do it, why I couldn’t do it too?’  The notion that could boost our emotions and adrenaline to move faster than anyone. Hence, we just want to be known eventually, that we are as good as them.

It is a normal to compete with other people.
But, when it is just for a recognition and approval from other people, then you’re misleading.

Then, we are suggested to change the mind-set in order to gain more results.
A noble/high aim needs big energy and sources. 
A single success is normally short term and far from prominent output.

Take a look a professional sports player, for example. If someone is very successful as a single player in one sport tournament for a long time, he/she must have a great team behind him/her. A simple example is the Formula One driver. He has enormous supports during the race or outside the race. He needs a fast, accurate and reliable team to help him to win every race in a season.

Adopting the same approach on working in a big project, could help us to save time and energy while guarantee collective success for every person in a team. I think this is the best part.

In particular for the environment with limited resources, it is advisable for each person to start collaboration than being a purely competitive. According to Tina Seelig (2009) in ‘What I Wish I Knew When I was 20’:

“Where there are limited resources, being driven to make yourself and others successful is often a much more productive strategy than being purely competitive. Those who do this are better able to leverage the skills and tools that others bring to the table, and to celebrate other people’s successes along with their own.”

Then, to valuate our sources and admit our limitations is imperative to create something excellent in the long run. We need to reduce our ego and start to include other people in our efforts than compete with them, because it is counterproductive.

Pekanbaru,

The Importance of Preparation

I am sure a good preparation could make differences in any big effort.

Before I came into my PhD study, I did some research to know exactly the expectations of being a PhD scholar. PhD study certainly needs research skills such as critical thinking, effective reading and scientific writing. However, I’ve encountered some words related to non-research attitudes, namely ‘braveness, resourcefulness, perseverance and endurance’, etc, during the study. Hence, those words became the keywords of my PhD stages.

I could  put those words in order like this:
Before apply PhD: ‘braveness’
First year of PhD: ‘resourcefulness’
Second year and third year of PhD: ‘perseverance’
Final year of PhD: ‘endurance’ 

I learned that doing a PhD is not only to gain a degree, but also a ‘heroic journey’. It must be involving a strong heart and mind to win the ‘battle’. I just could suggest you to read ‘The Alchemist’ by Paulo Coelho to understand the philosophy of the ‘heroic journey’. I’ve been inspired by the story til I could describe my PhD stages in four words.

Anyway, any important journey needs good preparation. You cannot just jump into the battle without good strategy. This what I mean by preparation. You must learn and make strategies to be able to face the challenging sequences during the ‘battle’. There is no straight way to overcome it. Or, otherwise it is going to be a ‘cheap’ battle, because we could easily conquer it.

What I did during my PhD few years ago, was not just to interview my lecturers, Professors, friends, or senior colleagues, but I also attended many workshops on how to do PhD, and consulted many books on ‘How to get a PhD’. There are many books that can help us to understand the nature of PhD study. It is a long term under pressure situation with one final goal of thesis submission. Hence, the interviews, workshops, and books are very useful to help me design the strategies. I didn’t want to face the challenge without knowing what to fighting for. Although it was a difficult and stressful journey, I was glad I have overcame it eventually.

It feels wonderful.

Well, just to remind us that success is described as ‘when the opportunity favors only the prepared mind’. Again, we could see that ‘a good preparation is essential’.

Pekanbaru,

Transformasi Teknik Mengajar

Tiap akhir semester, saya dan teman sejawat cukup deg-degan menunggu hasil pembelajaran mahasiswa di kelas X. Deg-degan itu semakin menjadi-jadi ketika batas kelulusan selalu tak jauh dari tahun sebelumnya. Pertanyaan pertama yang muncul di kepala saya selalu “harus bagaimana lagi ya?”

Sebagai pengampu mata kuliah X sejak tahun 2002, saya merasa kekurangan ide untuk mengajarkannya. Sebenarnya sudah ada sebuah paper yang pernah saya tulis mengenai inovasi pembelajaran mata kuliah X, tentang pembuatan alat peraga, program Computer Assisted Learning, dan bahan ajar. Sayangnya setelah semua bentuk ‘inovasi’ tersebut dilihat-lihat pada tahun 2012, baru saya menyadari kalau bahan-bahan itu harus diupdate dan teknik mengajar perlu diasah kembali.

Pucuk dicita, ulam tiba.

Setelah mengikuti Pelatihan Pekerti-AA yang diselenggarakan Pusbangdik UNRI pada bulan Juli 2012 lalu, saya diingatkan kembali untuk mengevaluasi beberapa hal. Saya memperbaiki ‘Kontrak Pembelajaran’. Hasilnya menarik, karena semua  mahasiswa pada semester lalu tidak ada yang tidak membawa kalkulator dan peralatan tulis lengkap untuk kuliah atau ujian.

Setelah melakukan proses ‘Rekonstruksi Mata Kuliah’, akhirnya diperoleh beberapa penyebab kuliah X tidak maksimal.

a) Kemampuan Matematika dan Fisika mahasiswa baru tidak diketahui. Kemampuan dasar Matematika dan Fisika sangat diperlukan untuk penyelesaian soal-soal dalam mata kuliah X, tetapi informasi awal level pemahaman mahasiswa malah tidak dimiliki.

b) Konsep mata kuliah X memerlukan pemahaman dan imajinasi tentang arah aliran gaya-gaya yang bekerja pada suatu benda. Tanpa alat peraga, mahasiswa sering kesulitan membayangkan aksi-reaksi yang terjadi saat sebuah benda dibebani.

c) Mahasiswa kurang aktif dan pasif dalam belajar. Sering ditemukan mahasiswa yang mengeluh bahan ajar terlalu konseptual. Padahal, bukankah itu tugas mereka, untuk memecahkan persoalan tersebut? Kemudian, mahasiswa tidak mau aktif bertanya atau mengemukakan pendapat di kelas.

Sedangkan ‘Observasi Microteaching’ yang dilakukan teman sejawat dan tutor dari Pusbangdik diperoleh kesimpulan menarik seperti:

a) Perlu perubahan pembelajaran pasif (Teacher Centered Learning) menjadi pembelajaran aktif (Student Centered Learning)

b) Aspek perencanaan pembelajaran masih lemah karena minimnya interaksi antara mahasiswa dengan mahasiswa

c) Penilaian akhir perlu dibuat rinci, sehingga mahasiswa mengetahui dasar-dasar penilaian agar mereka dapat belajar dengan terukur.

Berdasarkan hasil review tersebut, saya mencoba menerapkan salah satu masukan untuk mata kuliah X pada Semester Pendek 2012/2013 lalu.

Sebelum perkuliahan dimulai, saya membuat panduan kuliah Semester Pendek. Panduan singkat tersebut memuat Kontrak Perkuliahan, Sistem Penilaian, materi per minggu, soal-soal latihan untuk diselesaikan setiap minggu, kisi-kisi UTS dan UAS, serta hasil akhir yang diharapkan. Memang sangat terasa perbedaannya, karena mahasiswa jadi sangat fokus dan berusaha mencapai tujuan yang diharapkan secara konsisten.

Saya cukup puas dengan penerapan satu masukan tadi. Mudah-mudahan Semester Ganjil 2013/2014 nanti, banyak masukan lain bisa dilakukan. Maklum, target saya tingkat kelulusan mata kuliah X tidak ‘mengejutkan’ lagi bagi mahasiswa dan… tentu saja, saya sendiri.

Pekanbaru,

 

 

 

Komunikasi via Email

Sebenarnya tidak mudah memulai sesuatu yang baru. Tetapi setelah setahun lebih melaksanakannya, saya merasa puas dengan strategi andalan ini dalam berkomunikasi dengan mahasiswa.

Pengalaman lama mengajarkan saya tentang rumitnya berkomunikasi dengan mahasiswa lewat telepon genggam. Pertama, waktu berkomunikasi yang tidak tepat, misalnya setelah shalat Subuh atau setelah shalat Isya. Seharusnya mahasiswa tahu bahwa jam kerja hanya pukul 8 pagi sampai 4 sore dan urusan mereka akan direspon pada saat itu. Kedua, cara berkomunikasi yang kurang luwes dan kurang hormat. Saya tidak nyaman kalau mahasiswa berbicara kurang sopan dan bernada menodong seolah-seolah ‘hanya saya sajalah yang belum membuat keputusan’. Ditodong begitu, kok sepertinya saya sangat menyusahkan hidupnya, padahal kalau tidak ada saya pasti ada yang akan menggantikan.

Sewaktu bersekolah di UMIST atau Curtin, saya jarang menelepon dosen atau Profesor secara langsung. Untuk bertanya lebih mudah menggunakan email. Semua tercatat dan mudah ditelusuri kembali. Oleh sebab itu saya memilih menggunakan email mengingat kesantaian, keteraturan dan tercatatnya komunikasi serupa itu. Saya bisa mengirim bahan kuliah secara berkala sebelum perkuliahan dimulai. Pengumuman untuk mahasiswa bisa disampaikan lebih cepat via email tanpa harus datang langsung ke kampus. Selain itu, mahasiswa bisa mendapatkan keputusan dan saran kapan saja tanpa harus menunggu jam kerja esok hari.

Mahasiswa yang melakukan Tugas Akhir merasa cara ini lebih fleksibel. Mereka tidak perlu menunggu berjam-jam sampai saya datang ke kampus hanya untuk bertemu. Mereka boleh mengirim proposal, laporan atau slide presentasi untuk diperiksa. Mahasiswa yang memerlukan saya sebagai penguji juga menggunakan cara ini. Mereka harus belajar menulis email untuk menanyakan kesediaan dan memberikan konfirmasi akhir. Untuk hal ini, saya bertekad melakukan apa yang saja janjikan, yakni insya Allah saya akan datang menguji tepat waktu. Kebaikan dari cara komunikasi via email adalah mahasiswa belajar untuk berkomunikasi secara sopan melalui tulisan, dan belajar ‘organized’ atau mengatur waktu pengiriman email supaya tidak tergesa-gesa saat mengundang saya sebagai penguji.

Sejauh ini saya sangat puas dengan organisasi komunikasi via email meski pada awalnya cukup merepotkan karena mahasiswa tidak terbiasa menggunakan cara ini. Memang harus sabar mengingatkan mereka untuk menulis dengan sopan tanpa singkatan, atau menegur mahasiswa yang terlambat mengundang saya.  Buah manis yang bisa dipetik, semisal saya tidak pernah diganggu telepon oleh mahasiswa, punya waktu fleksibel untuk merespon email sehingga dapat memberikan saran bermutu, maupun dapat diakses kapan dan di mana saja oleh mahasiswa.

Pekanbaru,