Manajemen Pekerjaan Dosen

Setiap dosen mengetahui bahwa mereka punya tiga pekerjaan penting di universitas:

a) Pengajaran: mengajar, memeriksa, membimbing tugas/praktikum, membimbing tugas akhir dan kerja praktek, membimbing karya ilmiah mahasiswa,

b) Penelitian: meneliti, mempublikasikan hasil penelitian, menulis buku, menulis artikel, menulis proposal, mengelola penelitian,

c) Pengabdian masyarakat: mengembangkan penelitian menjadi pengabdian, memberikan penyuluhan/informasi, membantu instansi,

dan ada pekerjaan lain yang disebut:

d) Penunjang: menambah kompetensi, menjadi pengurus/panitia, mengerjakan pekerjaan administrasi, etc.

Tetapi, pada prakteknya banyak dosen tidak membuat perencanaan tahunan untuk mengerjakan pekerjaan di atas. Kadang-kadang hanya mengikuti saja apa yang dilakukan rekan sejawat atau apa yang diinginkan atasan pada waktu tertentu. Padahal dosen memiliki keleluasaan untuk memperkirakan penggunaan waktu yang efisien dan sumber daya yang dimiliki sehingga efektif mencapai tujuan.

Oleh karena itu, setiap awal tahun, dosen diharuskan memiliki rencana konkrit untuk output yang ingin dicapai, misalnya, 2 artikel diterbitkan di seminar/jurnal nasional, 2 artikel di seminar/jurnal internasional, 2 kegiatan pengabdian masyarakat dan 2 modul kuliah pada minggu/bulan tertentu. Di luar waktu-waktu tersebut, dosen bisa fokus untuk melakukan tugas-tugas penunjang dan mengembangkan diri.

Pekanbaru,4-IMG_7713

Dosen Punya Banyak Minat

Dosen punyaOLYMPUS DIGITAL CAMERA banyak minat kini makin terdengar wajar saja.

Apalagi dalam beberapa tahun belakangan ini kita bisa mengakses arus informasi dari internet untuk mendapatkan data, ide, inspirasi, dan keahlian baru sehingga membuka peluang mengerjakan berbagai hal yang belum pernah dipikirkan sebelumnya. Misalnya, beberapa dosen dari berbagai jurusan menggunakan keahlian masing-masing untuk bekerja sama secara multi disiplin mengerjakan suatu topik penelitian mengenai lingkungan. Atau, seorang dosen bisa mengerjakan beberapa topik secara simultan karena memiliki beberapa minat dan keahlian yang tidak dimiliki orang lain.

Banyak dosen yang punya banyak minat telah mempraktekkan hal tersebut dan sukses di berbagai bidang. Hal ini menjadi suatu keahlian bagi dosen tersebut untuk meningkatkan kepedulian terhadap lingkungan dan membantu perbaikan kehidupan masyarakat. Sedangkan bagi institusi, partisipasi dosen di berbagai bidang dapat membantu atmosfir akademik menjadi lebih dinamis sehingga gairah meneliti dan pengabdian masyarakat lebih tinggi. Berbagai ide-ide baru dapat dibawa ke kampus dan diselesaikan bersama-sama dengan sesama rekan dosen tanpa membedakan latar belakang kompetensi. Demikianlah cara sebuah institusi berkembang menghadapi tantangan dengan menjadi salah satu problem solver permasalahan yang dihadapi masyarakat di sekitarnya.

Kembali ke dosen punya banyak minat tadi, sudah tentu tidak mengapa asal tidak melalaikan kewajiban dan menghabiskan waktu untuk mengerjakan tanggung jawab utama selama mereka mampu. Jika berkarir sebagai dosen adalah sebuah rahmat dari Allah SWT, maka semua minat dan keahlian tersebut ditujukan untuk mengerjakan hal-hal baik bagi diri dan lingkungan sekitarnya.

Pekanbaru,

The Importance of Preparation

I am sure a good preparation could make differences in any big effort.

Before I came into my PhD study, I did some research to know exactly the expectations of being a PhD scholar. PhD study certainly needs research skills such as critical thinking, effective reading and scientific writing. However, I’ve encountered some words related to non-research attitudes, namely ‘braveness, resourcefulness, perseverance and endurance’, etc, during the study. Hence, those words became the keywords of my PhD stages.

I could  put those words in order like this:
Before apply PhD: ‘braveness’
First year of PhD: ‘resourcefulness’
Second year and third year of PhD: ‘perseverance’
Final year of PhD: ‘endurance’ 

I learned that doing a PhD is not only to gain a degree, but also a ‘heroic journey’. It must be involving a strong heart and mind to win the ‘battle’. I just could suggest you to read ‘The Alchemist’ by Paulo Coelho to understand the philosophy of the ‘heroic journey’. I’ve been inspired by the story til I could describe my PhD stages in four words.

Anyway, any important journey needs good preparation. You cannot just jump into the battle without good strategy. This what I mean by preparation. You must learn and make strategies to be able to face the challenging sequences during the ‘battle’. There is no straight way to overcome it. Or, otherwise it is going to be a ‘cheap’ battle, because we could easily conquer it.

What I did during my PhD few years ago, was not just to interview my lecturers, Professors, friends, or senior colleagues, but I also attended many workshops on how to do PhD, and consulted many books on ‘How to get a PhD’. There are many books that can help us to understand the nature of PhD study. It is a long term under pressure situation with one final goal of thesis submission. Hence, the interviews, workshops, and books are very useful to help me design the strategies. I didn’t want to face the challenge without knowing what to fighting for. Although it was a difficult and stressful journey, I was glad I have overcame it eventually.

It feels wonderful.

Well, just to remind us that success is described as ‘when the opportunity favors only the prepared mind’. Again, we could see that ‘a good preparation is essential’.

Pekanbaru,

Guru, siswa dan Facebook

WACOT, Western Australia College of Teaching disciplinary committee pada tahun 2009, meminta agar guru tidak berkomunikasi dengan siswa melalui Facebook atau Myspace. Pelanggaran yang telah dilakukan oleh guru seperti memajang foto sangat pribadi untuk diakses siswa ataupun pendekatan seksual dianggap tidak relevan dengan hubungan guru-siswa. Nah, sebenarnya apa saja dampak ‘friend’ dengan siswa ini bagi kita, para guru?

Facebook memudahkan kita semua untuk menjalin persahabatan, mencari jejak teman-teman yang pernah hilang ataupun berkomunikasi dengan teman-teman kita sekarang. Tetapi, Facebook yang sudah diakses sekitar 300 juta orang per 2010 ini, banyak menimbulkan pro dan kontra, salah satunya dari komite institusi pendidikan mengenai persahabatan antara guru dan siswa di jejaring sosial.

Beberapa institusi pendidikan di Western Australia telah melarang guru dan siswa menjadi sahabat, kecuali jika mereka memiliki hubungan keluarga. Isu ini terasa sensitif, karena guru dan siswa seharusnya memiliki hubungan seperti pengajar dan pelajar yang harus menghormati pihak pemberi ajaran. Jika berteman di Facebook, maka segala informasi mengenai satu sama lain akan mengalir deras tanpa ada batas kepantasan lagi. Siswa mungkin tidak perlu mengetahui kehidupan pribadi guru terlalu sering, karena selain dapat menjadi bahan olokan, maka pengetahuan tersebut akan diinterpretasikan secara berbeda sehingga mengurangi rasa hormat mereka terhadap guru. Apalagi komentar-komentar pribadi tertentu dari teman-teman guru yang dapat diakses siapa saja membuat siswa mengetahui hal-hal pribadi guru yang perlu mereka teladani.

Masalah kedua yang sering dihadapi guru di negara Barat, adalah mudahnya pendekatan seksual melalui situs seperti ini. Siswa dan guru bisa terjebak dalam hubungan persahabatan platonik yang sering disalah artikan oleh siswa maupun guru. Siswa sering tergantung pada guru untuk hal-hal pribadinya, mengganggu kehidupan pribadi guru dan dapat membuat guru bersikap kurang adil pada siswa tertentu.

Guru-guru yang tidak berkomitmen terhadap hubungan jangka panjang sering tergoda melihat siswa mereka sendiri. Karena siswa di posisi yang lemah, maka mereka cenderung mengikuti keinginan guru untuk bersahabat lebih intim. Tentu saja kegiatan ’ekstra kurikuler’ semacam ini tidak lazim dan mengakibatkan guru terkena tindakan indisipliner.

Lain masalah kontra, lain pula dengan beberapa institusi yang pro dengan jejaring sosial semacam Facebook. Seorang pengarang buku mengenai Blog menyebutkan bahwa Facebook dapat dioptimalkan untuk proses pengajaran. Facebook dapat diakses 24 jam oleh siswa, sehingga hal-hal yang ingin disampaikan dengan cepat dapat dipublikasi tanpa harus menunggu saat berada di depan kelas. Siswa juga dapat membuat forum untuk mata pelajaran tertentu, berdiskusi mengenai kesulitan maupun memberi motivasi pada teman-teman mereka tanpa harus bertemu langsung. Pendek kata, Facebook menjamin efisiensi program belajar-mengajar.

Salah satu manfaat lain dari Facebook yaitu membuat data base siswa. Jika siswa menjadi ’teman’ kita, maka keberadaan mereka dapat dilacak dengan mudah. Tetapi manfaat seperti ini tidak begitu besar, karena jarang sekali ada moderator yang memiliki dedikasi tinggi pada keberadaan grup. Mungkin alasan terbaik yang pernah ada yaitu Facebook menjalin silaturrahmi antara guru dan siswa. That’s it.

Fitur yang ada di Facebook juga dapat digunakan sebagai win-win solution masalah seperti ini. Kita bisa mengelompokkan siswa dalam Friend List. Kita bisa mengecualikan berbagai info pribadi kita dari siswa. Fitur ‘privacy setting’ dalam album foto juga dapat diaktifkan agar siswa tidak dapat melihat foto-foto yang ingin kita jauhkan dari mereka. Di status juga bisa kita set, siapa saja yang tidak perlu mengakses status kita. Hal itu bisa dibilang cukup sukses dalam mengantisipasi ketidaknyamanan berteman dengan siswa.

Bagi saya yang berstatus akademisi,  saya cenderung pada pendapat membatasi hubungan antara guru dan siswa di Facebook. Sebenarnya saya merasa kurang nyaman jika kegiatan sehari-hari, teman-teman maupun komentar saya diketahui mahasiswa yang sedang aktif kuliah. Sebab, saya hanya menginginkan hubungan yang professional dengan para mahasiswa saya.

Perth,
Berteman nanti saja kalau sudah lulus, ya…

Deadline

Deadline atau batas akhir adalah waktu yang harus dilewati untuk penyelesaian sebuah pekerjaan.

Bagi kita yang tidak disiplin, deadline seperti memberikan ekstra waktu untuk menunda, menarik nafas dan merilekskan diri. Tetapi, bagi orang disiplin, deadline memang sebuah batas waktu agar bisa menyelesaikan semua rencana tepat pada waktunya.

Pola pikir bahwa deadline untuk dilanggar, memang bukan hanya milik saya sendiri. Buktinya, orang-orang seperti saya, biasanya belum akan mengumpulkan sebuah tugas/pekerjaan sebelum hari H-nya. Kami berpikir bawah masih ada sebulan lagi, dua minggu lagi, seminggu lagi, sehari lagi, dan bahkan lebih gila lagi… beberapa jam lagi, misalnya, sehingga tidak pernah merasa urgen untuk mulai mencicil tugas tersebut. Ironisnya, kalau tugas belum selesai, maka waktu berikutnya akan dihabiskan untuk negosiasi sambil menceritakan tragedi deadline supaya ada waktu untuk menarik nafas lalu kembali terbirit-birit menyelesaikan tugas itu. Betapa melelahkannya.

Setuju, perasaan letih itu pasti ada. Tetapi, selain itu ada rasa lain yang muncul di diri setelah pengumpulan, semacam puas dan lega karena bisa mengakali waktu, dengan tetap menyelesaikan pekerjaan. Setelah itu, tanpa bersalah, masih memberi reward pada diri untuk berlibur lama dengan alasan baru saja menyelesaikan pekerjaan berat, padahal sebenarnya baru dikerjakan di batas-batas akhir saat deadline menghampiri.

Sewaktu saya masih sering melakukan hal tersebut, saya tidak menyukai perasaan kurang nyaman karena seperti ‘membohongi diri’ tadi. Saya juga cemas dengan kualitas pekerjaan. Semua yang berbau lastminute.com, mutunya bisa dipertanyakan. Itulah sebabnya, sungguh tidak adil menyalahkan orang lain atau sistem kalau kita mendapat nilai buruk atau tidak menang sesuatu. Coba pertanyakan dulu diri kita, apakah kita sudah maksimal bekerja dalam batas waktu tertentu atau belum maksimal karena baru dikerjakan di saat-saat terakhir saja?

Teknik terbaik untuk melatih diri agar tidak mengalami kesulitan dengan deadline, adalah belajar mengumpulkan pekerjaan/laporan satu hari lebih awal dari deadline. Meski hanya satu hari lebih awal, tetapi efeknya sangat signifikan.

Saat saya memutuskan untuk mengumpulkan laporan tesis satu hari sebelum deadline, masih ada cukup waktu untuk meneliti kembali susunan halaman dan mencetak kembali karena ditemukan warna kertas yang tidak seragam. Tak terbayang rasanya kalau harus dikumpulkan hari itu juga, tetapi saya masih harus melakukan cetak ulang selama 4-5 jam, lalu berlari cepat seperti seekor cheetah ke tempat penjilidan sebelum mereka tutup. Saya cukup tenang karena ada ekstra waktu (well, 24 jam itu ekstra waktu yang cukup banyak loh) untuk mengumpulkan sesuatu. Efek positifnya, ya saya tidak perlu begadang, mengganggu orang, atau memerlukan rehat panjang karena keletihan mengejar deadline.

Coba selesaikan satu hari lebih awal saja dan rasanya bedanya.

Pekanbaru,

Dihadapi saja, jangan ditakuti

‘Lagi-lagi tentang mindset.’

Beberapa orang mahasiswa tugas akhir di tempat saya sangat takut saat mendapatkan dosen tertentu sebagai penguji. Bukannya menyusun strategi, menambah amunisi atau mencari ketenangan, mereka lebih suka menghabiskan waktu untuk mengulang-ulang cerita horror tentang ujian proposal dengan dosen tersebut.

Saya tak habis pikir dengan mindset mereka.

Bukankah dosen yang killer tapi pintar itu sebenarnya lebih banyak memberikan masukan bagus-bagus untuk tugas akhir mereka? Kenapa harus takut dan tersinggung jika kita memang layak untuk diajak berpikir mengenai tugas akhir? Mengapa defensif, seolah-olah kita tidak boleh ditanya tentang pekerjaan kita? Jika ditanya saja sudah ngeri, bagaimana dengan mempertahankan argumennya?

Pantas, saya harus menceritakan kisah pribadi berikut saat dibimbing dosen killer se jurusan waktu S1. Memang menakutkan, tapi saya pasrah saja, karena:

        Apa yang terlihat buruk di luar belum tentu seperti itu di dalamnya.

       Sesuatu yang sulit dan pahit, pasti banyak manfaatnya.

        Hidup itu memang penuh perjuangan…

        Bersakit-sakit dahulu, berenang-renang ke tepian, berakit-rakit ke hulu, bersenang-senang kemudian (woi, kebalik!)

        etc, etc.

Berbekal mindset demikian, saya harus rela datang pukul lima pagi setelah shalat subuh hanya untuk asistensi di rumah beliau! Ngantuk, lapar, kedinginan, tapi harus menahan diri melihat laporan Kerja Praktek dicoret-coret setiap hari. Hari ini salah bab I dan II. Besok, masih salah bab I, II, dan III. Besoknya lagi, bab itu-itu lagi yang salah: I, II, III, dan IV. Untunglah hanya ada 5 bab, sehingga setelah asistensi intensif setiap hari dalam seminggu, saya boleh menjilid laporan KP dan berhak atas nilai A.

Hal seperti itu yang tidak mau dipahami mahasiswa saya sekarang. Ketimbang menyiapkan diri atau mengerjakan ‘homework’nya terlebih dahulu, ia memilih khawatir siang-malam sampai detik-detik berhadapan langsung dengan dosen yang ditakutinya tiba. Tidak heran 70% peluang gagal ada di tangan mereka.

Sebagai langkah penyelesaian, pertama, saya minta mahasiswa untuk menukar mindsetnya. Ia harus membuat dirinya memahami bahwa ‘dosen penguji proposal hanya ingin membantu supaya tugas akhir yang dihasilkan lebih berkualitas’. Saya tekankan hal itu berulang-ulang kali.

Kedua, ia harus dibantu dalam mempersiapkan diri, karena orang yang sedang tegang pasti tak bisa berpikir jernih. Beberapa teknik saya gunakan, misalnya mengirimkan list pertanyaan tentang TA, membaca dan mengedit proposal sehingga lebih layak dibaca, dan mengajarkannya membuat presentasi TA yang menarik. Tunjukkan bahwa pembimbing sangat peduli dengan persiapannya dalam seminar, sehingga timbul kepercayaan di diri mahasiswa bahwa ia tidak sendirian berjuang di sana.

Akhirnya, saya ajarkan ia untuk pasrah. Saat semua usaha sudah dilakukan secara maksimal, artinya kita sudah menyelesaikan 90% dari seluruh persiapan, ia harus bisa menerima masukan yang terburuk sekalipun. Disamping itu saya membantu menumbuhkan rasa optimis bahwa kalau ia harus mengulang, saya siap mencarikannya judul baru dan membantunya dari awal lagi. Meskipun saya sendiri tahu bahwa hal itu tidak perlu sampai demikian kalau semua persiapan sudah dilakukan dengan maksimal.

Pekanbaru,